Guide pour archiver ses mails sur Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365
Vous recevez de nombreux mails chaque jour , votre boîte de réception est polluée ? Voici un guide pour archiver vos mails très simplement sur le logiciel de messagerie Outlook.
Ce guide fonctionne pour Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, mais aussi pour Outlook sur Office 365.
La bonne nouvelle c’est que l’ensemble des menus sont identiques pour ces différentes versions.
Sommaire
Pourquoi il faut archiver ses mails sur Outlook ?
Vos boîtes mail disposent d’un quota. Généralement c’est autour des 2GO, mais plus il y a d’utilisateurs et plus l’espace de stockage à gérer est important. Une messagerie trop volumineuse fonctionnera mal. En effet Outlook fait de l’indexation pour rechercher rapidement vos messages. Si vous avez trop de mails, il pourrait avoir quelques difficultés pour indexer l’ensemble des informations.
C’est pourquoi Outlook propose une fonctionnalité pour archiver vos mails rapidement. En archivant vos mails, vous libérez de l’espace disque sur les serveurs ET sur votre messagerie.
Il existe aussi un mode archivage automatique permet de transférer automatiquement les emails vers un dossier d’archive.
L’archivage des mails est disponible sur Outlook 2016 , Outlook 2019, mais aussi Outlook 2021.
Archiver ses mails sur Outlook : les différentes étapes
La première étape c’est de naviguer dans le menu Fichier :
Ensuite il faut sélectionner votre compte de messagerie puis allez sur outils.
On sélectionne choisir le nettoyage des éléments.
Une fenêtre s’ouvre et il faut sélectionner un espace (un dossier) pour stocker l’archive au format .pst
Indiquer également une date pour laquelle les éléments antérieurs seront archivés.
Valider avec le bouton OK , l’archivage démarre , il faut patienter les fichiers mails sont transférés dans le fichier PST.
Vous pouvez archiver l’ensemble des dossiers, ou bien sélectionner un dossier précis. La petite astuce étant de sélectionner le haut de l’arborescente pour tout archiver.
Le fichier PST qui est généré va recréer l’arborescente de votre boîte mail.
Vous pouvez voir votre Archive sous votre boîte mail.
Quelques règles de bonnes pratiques pour l’archivage Outlook
La taille du fichier PST
Microsoft indique que le fichier PST ne doit pas dépasser les 50 GO , c’est une taille très importante ! D’après mon expérience les fichiers PST trop volumineux ont tendance à se corrompre. L’archive devient donc inaccessible bien qu’il soit possible de la réparer.
Une taille de 5 GO maximum semble un bon compromis. Une fois la taille du fichier PST atteinte il faut créer un autre fichier. Éventuellement 1 fichier par Année ? Par semestre ?
Trop d’archives Outlook tuent l’archive Outlook
En cumulant les fichiers d’archives sur le client Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de performances. Il est possible de délier l’archive si vous ne la consultez que rarement. L’ajout d’un fichier d’archive est très simple.
Sauvegarder le fichier PST
Pour maximiser les performances, on a tendance à stocker son archive sur son disque dur local , si vous n’avez pas de sauvegarde de données vous risques de tout perdre.
Utilisez un logiciel de sauvegarde comme Acronis pour ne pas perdre vos données.
Le cas Outlook et Microsoft 365 (Ex Office 365)
Beaucoup d’entreprises ont basculé dans la solution cloud de Microsoft Office 365. Selon les abonnements il est possible d’avoir un système d’archives en ligne (dans le cloud). Vous n’avez donc plus à vous soucier de votre archivage.
Un des avantages de Office 365 c’est la volumétrie des messageries, on peut avoir 50 à 100 GO par boîte ainsi qu’une archive.
L’archivage est automatique et géré par vos Administrateurs Système.
Votre archive peut aussi être consultée sur l’interface web de Outlook.
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Microsoft Outlook 2019Outlook 2019 Outlook 2019 vous permet de vous connecter rapidement aux personnes et aux groupes les plus importants et de partager des fichiers avec eux. Simplifiez-vous la vie grâce à des outils qui vous aident à prendre le contrôle de vos e-mails et de votre emploi du temps. Trouvez rapidement les informations importantes afin de prendre des décisions plus rapidement. E-mail, calendrier et contacts au même endroit Travaillez plus efficacement en regroupant vos e-mails, votre calendrier, vos contacts, vos tâches et bien plus encore au même endroit. Grâce aux services Office intégrés, vous pouvez partager des pièces jointes directement via OneDrive, trouver facilement des contacts et afficher des profils LinkedIn. Être et rester bien organisé Directement dans votre calendrier, vous pouvez désormais réserver des salles de réunion et suivre les réponses aux invitations. Utilisez des calendriers partagés pour créer et coordonner des plannings. Vous verrez ainsi d'un coup d'œil quand vos collègues sont disponibles. Une sécurité qui répond aux exigences les plus élevées Détendez-vous en sachant que votre sécurité est assurée. De nombreuses grandes entreprises mondiales font confiance à Outlook. 24 heures sur 24, Outlook surveille en arrière-plan la protection de vos informations confidentielles. L'intelligence économique faite pour vous Microsoft Outlook sait à l'avance ce qui est important. Les frais de déplacement et les opérations de paiement sont automatiquement ajoutés à votre calendrier et des rappels intelligents vous permettent de ne manquer aucun rendez-vous. Trouvez rapidement des informations grâce à la recherche optimisée. Configuration requise : Processeur : 1,6 GHz, processeur à 2 cœurs. Mémoire : 2 Go pour 32 bits ou 4 Go pour 64 bits. Disque dur : 4 Go d'espace disponible Système d'exploitation : Windows 11, Windows 10, Windows Server 2019 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits -
Microsoft Outlook 2016Outlook 2016 Microsoft Outlook 2016 est l'un des clients de messagerie les plus utilisés pour les systèmes Windows. Outlook vous aide à recevoir et à envoyer des e-mails. Vous pouvez également configurer Microsoft Outlook 2016 pour plusieurs comptes de messagerie et gérer votre agenda et vos contacts. Outlook 2016 peut notamment faire valoir ses atouts en cas de volume d'e-mails très élevé. Outlook vous aide à rester organisé et à garder une vue d'ensemble. Grâce aux pièces jointes de OneDrive, il est possible de partager et de collaborer plus facilement sur des documents. En outre, les calendriers peuvent être affichés côte à côte pour une meilleure planification. L'affichage des conversations permet de regrouper les messages qui vont ensemble. Vous pouvez même voir toutes les informations importantes de vos contacts en un seul endroit. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement toutes vos communications en un seul endroit. Configuration requise : Processeur : 86 ou X64 bits avec 1 gigahertz (GHz) ou plus et SSE2. Mémoire 1 Go pour 32 bits ou 2 Go pour 64 bits Disque dur : 3 Go d'espace disponible Système d'exploitation : à partir de Windows 7 jusqu'à Windows 10 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits -
Microsoft Office Famille et Petite Entreprise 2019Office 2019 Famille et Entreprise Office Famille et Petite Entreprise 2019 comprend: Word 2019, Excel 2019, PowerPoint 2019, OneNote 2019 et Outlook 2019 Office Home & Business 2019 vous facilite la vie dans de nombreux domaines du travail quotidien moderne. Avec les dernières versions des applications de bureau éprouvées Word, Excel, PowerPoint, OneNote et Outlook, vous pouvez créer des diagrammes et des croquis complexes ou résoudre des équations mathématiques. Office Home & Business 2019 répond aux dernières normes techniques. Si vos appareils professionnels sont compatibles avec un stylet numérique, vous pouvez les utiliser pour mettre en surbrillance et annoter des sections de texte dans Office. Même les surligneurs et les stylos à bille sont inclus en tant que fonctionnalités numériques. Cela rend le travail avec Office 2019 un vrai plaisir. Office Home & Business 2019 convient aussi bien à un usage privé que commercial. Nouvelle fonction : Word : Sous-titres pour les outils d'apprentissage et les descriptions audio, fonctionnalité de synthèse vocale, accessibilité améliorée Excel : Graphiques en entonnoir et cartes 2D, exportations de données vers PowerBI, améliorations de PowerPivot et de PowerQuery PowerPoint : Fonctions de zoom étendues avec PowerPoint morph, gestion des icônes, des images SVG et 3D, saisie via un stylet tactile possible Outlook : Cartes de contact mises à jour, groupes Office 365, @mentions, boîte de réception ciblée Configuration requise : Ordinateur et processeur : 1,6 GHz ou plus rapide, double cœur Mémoire : 4 Go de RAM ; 2 Go de RAM (32 bits) Disque dur : 4 Go d'espace disponible Écran : résolution de 1280 x 768 pixels Carte graphique : prise en charge de DirectX 10 requise pour l'interface accélérée par GPU Système d'exploitation : Windows 11, Windows 10, Windows Server 2019 Navigateur : Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome ou Firefox dans la version actuelle. Version .NET : au moins la version .NET 3.5 Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
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