archives outlook
Logiciels

Guide pour archiver ses mails sur Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365

Par Jean-Luc Pircard , le septembre 27, 2023 - 4 minutes de lecture
5/5 - (1 vote)

Vous recevez de nombreux mails chaque jour , votre boîte de réception est polluée ? Voici un guide pour archiver vos mails très simplement sur le logiciel de messagerie Outlook.

Ce guide fonctionne pour Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, mais aussi pour Outlook sur Office 365.

La bonne nouvelle c’est que l’ensemble des menus sont identiques pour ces différentes versions.

Pourquoi il faut archiver ses mails sur Outlook ?

Vos boîtes mail disposent d’un quota.  Généralement c’est autour des 2GO, mais plus il y a d’utilisateurs et plus l’espace de stockage à gérer est important. Une messagerie trop volumineuse fonctionnera mal. En effet Outlook fait de l’indexation pour rechercher rapidement vos messages. Si vous avez trop de mails, il pourrait avoir quelques difficultés pour indexer l’ensemble des informations.

C’est pourquoi Outlook propose une fonctionnalité pour archiver vos mails rapidement. En archivant vos mails, vous libérez de l’espace disque sur les serveurs ET sur votre messagerie.

Il existe aussi un mode archivage automatique permet de transférer automatiquement les emails vers un dossier d’archive.

L’archivage des mails est disponible sur Outlook 2016 , Outlook 2019, mais aussi Outlook 2021.

Archiver ses mails sur Outlook : les différentes étapes

La première étape c’est de naviguer dans le menu Fichier :

outlook menu fichier

Ensuite il faut sélectionner votre compte de messagerie puis allez sur outils.

On sélectionne choisir le nettoyage des éléments.

outlook 2016 menu archivage

Une fenêtre s’ouvre et il faut sélectionner un espace (un dossier) pour stocker l’archive au format .pst

Indiquer également une date pour laquelle les éléments antérieurs seront archivés.

choix paramétrage archivage Outlook

Valider avec le bouton OK , l’archivage démarre , il faut patienter les fichiers mails sont transférés dans le fichier PST.

archivage outlook en cours

Vous pouvez archiver l’ensemble des dossiers, ou bien sélectionner un dossier précis. La petite astuce étant de sélectionner le haut de l’arborescente pour tout archiver.

Le fichier PST qui est généré va recréer l’arborescente de votre boîte mail.

Vous pouvez voir votre Archive sous votre boîte mail.

archive présente dans outlook

Quelques règles de bonnes pratiques pour l’archivage Outlook

La taille du fichier PST

Microsoft indique que le fichier PST ne doit pas dépasser les 50 GO , c’est une taille très importante ! D’après mon expérience les fichiers PST trop volumineux ont tendance à se corrompre. L’archive devient donc inaccessible bien qu’il soit possible de la réparer.

A LIRE  Google Drive : Que faire si vos fichiers ont disparu ? Découvrez la solution pour retrouver vos données

Source Microsoft

Une taille de 5 GO maximum semble un bon compromis. Une fois la taille du fichier PST atteinte il faut créer un autre fichier. Éventuellement 1 fichier par Année ? Par semestre ?

Trop d’archives Outlook tuent l’archive Outlook

En cumulant les fichiers d’archives sur le client Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de performances. Il est possible de délier l’archive si vous ne la consultez que rarement. L’ajout d’un fichier d’archive est très simple.

Sauvegarder le fichier PST

Pour maximiser les performances, on a tendance à stocker son archive sur son disque dur local , si vous n’avez pas de sauvegarde de données vous risques de tout perdre.

Utilisez un logiciel de sauvegarde comme Acronis pour ne pas perdre vos données.

Le cas Outlook et Microsoft 365 (Ex Office 365)

Beaucoup d’entreprises ont basculé dans la solution cloud de Microsoft Office 365. Selon les abonnements il est possible d’avoir un système d’archives en ligne (dans le cloud). Vous n’avez donc plus à vous soucier de votre archivage.

Un des avantages de Office 365 c’est la volumétrie des messageries, on peut avoir 50 à 100 GO par boîte ainsi qu’une archive.

L’archivage est automatique et géré par vos Administrateurs Système.

Votre archive peut aussi être consultée sur l’interface web de Outlook.

  • Microsoft Office 2021 Professional Plus
    Office 2021 Professional Plus Si vous souhaitez utiliser le package Office 2021 complet, vous êtes du bon côté avec Microsoft Office 2021 Professional Plus. Parce que c'est le bon bureau pour les indépendants, les entrepreneurs, les indépendants et les utilisateurs privés exigeants. Il répond à toutes les exigences des logiciels bureautiques modernes. Après avoir acheté le logiciel, vous pouvez l'utiliser à la fois commercialement et en privé. Il comprend toute la gamme des applications Microsoft Office. Il offre de nombreuses nouvelles fonctions qui vous soutiennent dans la productivité et facilitent votre travail quotidien. Office 2021 propose de nombreuses nouvelles fonctionnalités dans le nouveau package Office. Cela inclut, par exemple, la saisie de texte avec un stylet, une analyse de données plus puissante dans Excel 2021 et de nombreux nouveaux outils de présentation dans PowerPoint 2021. Word 2021 fournit un "Thème noir" qui est beaucoup plus agréable pour les yeux pendant de longues périodes de travail sur le écran. Il existe également une fonction de synthèse vocale, ainsi qu'une fonction multi-touch pour simplifier la manipulation avec les écrans tactiles. Toutes les fonctions peuvent être utilisées via le clavier, la souris ou d'autres périphériques d'entrée disponibles. Les fonctions de l'écran tactile sont optimisées pour une utilisation avec Windows 10 et Windows 11. Office 2021 Professionnel Plus comprend : Word 2021 - pour créer et éditer des documents Excel 2021 - pour des analyses précieuses PowerPoint 2021 - pour des présentations attrayantes Outlook 2021 - Gérez vos e-mails, contacts, horaires et tâches OneNote 2021 - pour vos notes Publisher 2021 - pour créer des publications professionnelles Access 2021 - pour les applications basées sur un navigateur Teams - Microsoft Teams est un logiciel de communication pratique. Vous pouvez l'utiliser pour passer des appels vidéo ou envoyer des messages à vos employés, par exemple. Cela conduit à une collaboration facile et productive. Skype 2021 pour les entreprises Configuration requise : Processeur: 1,6 GHz, processeur 2 cœurs Mémoire: 4 Go (64 bits), 2 Go (32 bits) de RAM Espace disque dur: au moins 4 Go d'espace disponible Écran: résolution de 1024 x 768 pixels Carte graphique: DirectX 9, WDDM 2.0 ou supérieur Système d'exploitation: Windows 11 ou Windows 10   Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
    39,90 €

 

A LIRE  Les meilleurs logiciels pour optimiser les performances de votre système d'exploitation
  • Microsoft 365 Personnel , Suite Office , 1 personne , 1 an ?, PC Portable / Mac, tablette et smartphone
    - Version Premium de la suite bureautique Office, comprenant Word, Excel, PowerPoint, OneNote, OneDrive et Outlook. Inclut de nouvelles fonctionnalités tous les mois- Fonctionne avec les PC Windows, les Macs, les iPads, les iPhones ainsi que les tablettes et smartphones Android ?- 1 To de stockage en ligne OneDrive pour sauvegarder automatiquement vos photos et vos dossiers- Profitez de vos emails et de vos calendriers sur Outlook sans publicités ?- Sécurité avancée pour protéger vos emails et vos dossiers- Style : Code d’activation – envoi par la poste 
  • Microsoft Outlook 2019
    Outlook 2019 Outlook 2019 vous permet de vous connecter rapidement aux personnes et aux groupes les plus importants et de partager des fichiers avec eux. Simplifiez-vous la vie grâce à des outils qui vous aident à prendre le contrôle de vos e-mails et de votre emploi du temps. Trouvez rapidement les informations importantes afin de prendre des décisions plus rapidement. E-mail, calendrier et contacts au même endroit Travaillez plus efficacement en regroupant vos e-mails, votre calendrier, vos contacts, vos tâches et bien plus encore au même endroit. Grâce aux services Office intégrés, vous pouvez partager des pièces jointes directement via OneDrive, trouver facilement des contacts et afficher des profils LinkedIn. Être et rester bien organisé Directement dans votre calendrier, vous pouvez désormais réserver des salles de réunion et suivre les réponses aux invitations. Utilisez des calendriers partagés pour créer et coordonner des plannings. Vous verrez ainsi d'un coup d'œil quand vos collègues sont disponibles. Une sécurité qui répond aux exigences les plus élevées Détendez-vous en sachant que votre sécurité est assurée. De nombreuses grandes entreprises mondiales font confiance à Outlook. 24 heures sur 24, Outlook surveille en arrière-plan la protection de vos informations confidentielles. L'intelligence économique faite pour vous Microsoft Outlook sait à l'avance ce qui est important. Les frais de déplacement et les opérations de paiement sont automatiquement ajoutés à votre calendrier et des rappels intelligents vous permettent de ne manquer aucun rendez-vous. Trouvez rapidement des informations grâce à la recherche optimisée. Configuration requise : Processeur : 1,6 GHz, processeur à 2 cœurs. Mémoire : 2 Go pour 32 bits ou 4 Go pour 64 bits. Disque dur : 4 Go d'espace disponible Système d'exploitation : Windows 11, Windows 10, Windows Server 2019 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels   Inclus dans la livraison par e-mail:   Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
  • Microsoft Outlook 2016
    Outlook 2016 Microsoft Outlook 2016 est l'un des clients de messagerie les plus utilisés pour les systèmes Windows. Outlook vous aide à recevoir et à envoyer des e-mails. Vous pouvez également configurer Microsoft Outlook 2016 pour plusieurs comptes de messagerie et gérer votre agenda et vos contacts. Outlook 2016 peut notamment faire valoir ses atouts en cas de volume d'e-mails très élevé. Outlook vous aide à rester organisé et à garder une vue d'ensemble. Grâce aux pièces jointes de OneDrive, il est possible de partager et de collaborer plus facilement sur des documents. En outre, les calendriers peuvent être affichés côte à côte pour une meilleure planification. L'affichage des conversations permet de regrouper les messages qui vont ensemble. Vous pouvez même voir toutes les informations importantes de vos contacts en un seul endroit. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement toutes vos communications en un seul endroit. Configuration requise : Processeur : 86 ou X64 bits avec 1 gigahertz (GHz) ou plus et SSE2. Mémoire 1 Go pour 32 bits ou 2 Go pour 64 bits Disque dur : 3 Go d'espace disponible Système d'exploitation : à partir de Windows 7 jusqu'à Windows 10 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels   Inclus dans la livraison par e-mail:   Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits
Jean-Luc Pircard

Jean-Luc Pircard

Je suis un passionné de l'informatique qui aime les défis et les nouvelles technologies. J'aime découvrir de nouveaux systèmes et s'améliorer constamment.

Commentaires

Laisser un commentaire

Votre commentaire sera révisé par les administrateurs si besoin.