Guide pour archiver ses mails sur Outlook 2016, Outlook 2019 et Office 365

Vous recevez de nombreux mails chaque jour , votre boîte de réception est polluée ? Voici un guide pour archiver vos mails très simplement sur le logiciel de messagerie Outlook.

Ce guide fonctionne pour Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, mais aussi pour Outlook sur Office 365.

La bonne nouvelle c’est que l’ensemble des menus sont identiques pour ces différentes versions.

Pourquoi il faut archiver ses mails sur Outlook ?

Vos boîtes mail disposent d’un quota.  Généralement c’est autour des 2GO, mais plus il y a d’utilisateurs et plus l’espace de stockage à gérer est important. Une messagerie trop volumineuse fonctionnera mal. En effet Outlook fait de l’indexation pour rechercher rapidement vos messages. Si vous avez trop de mails, il pourrait avoir quelques difficultés pour indexer l’ensemble des informations.

C’est pourquoi Outlook propose une fonctionnalité pour archiver vos mails rapidement. En archivant vos mails, vous libérez de l’espace disque sur les serveurs ET sur votre messagerie.

Il existe aussi un mode archivage automatique permet de transférer automatiquement les emails vers un dossier d’archive.

L’archivage des mails est disponible sur Outlook 2016 , Outlook 2019, mais aussi Outlook 2021.

Archiver ses mails sur Outlook : les différentes étapes

La première étape c’est de naviguer dans le menu Fichier :

Ensuite il faut sélectionner votre compte de messagerie puis allez sur outils.

On sélectionne choisir le nettoyage des éléments.

Une fenêtre s’ouvre et il faut sélectionner un espace (un dossier) pour stocker l’archive au format .pst

Indiquer également une date pour laquelle les éléments antérieurs seront archivés.

Valider avec le bouton OK , l’archivage démarre , il faut patienter les fichiers mails sont transférés dans le fichier PST.

Vous pouvez archiver l’ensemble des dossiers, ou bien sélectionner un dossier précis. La petite astuce étant de sélectionner le haut de l’arborescente pour tout archiver.

Le fichier PST qui est généré va recréer l’arborescente de votre boîte mail.

Vous pouvez voir votre Archive sous votre boîte mail.

Quelques règles de bonnes pratiques pour l’archivage Outlook

La taille du fichier PST

Microsoft indique que le fichier PST ne doit pas dépasser les 50 GO , c’est une taille très importante ! D’après mon expérience les fichiers PST trop volumineux ont tendance à se corrompre. L’archive devient donc inaccessible bien qu’il soit possible de la réparer.

Source Microsoft

Une taille de 5 GO maximum semble un bon compromis. Une fois la taille du fichier PST atteinte il faut créer un autre fichier. Éventuellement 1 fichier par Année ? Par semestre ?

Trop d’archives Outlook tuent l’archive Outlook

En cumulant les fichiers d’archives sur le client Outlook, vous pouvez rencontrer des problèmes de performances. Il est possible de délier l’archive si vous ne la consultez que rarement. L’ajout d’un fichier d’archive est très simple.

Sauvegarder le fichier PST

Pour maximiser les performances, on a tendance à stocker son archive sur son disque dur local , si vous n’avez pas de sauvegarde de données vous risques de tout perdre.

Utilisez un logiciel de sauvegarde comme Acronis pour ne pas perdre vos données.

Le cas Outlook et Microsoft 365 (Ex Office 365)

Beaucoup d’entreprises ont basculé dans la solution cloud de Microsoft Office 365. Selon les abonnements il est possible d’avoir un système d’archives en ligne (dans le cloud). Vous n’avez donc plus à vous soucier de votre archivage.

Un des avantages de Office 365 c’est la volumétrie des messageries, on peut avoir 50 à 100 GO par boîte ainsi qu’une archive.

L’archivage est automatique et géré par vos Administrateurs Système.

Votre archive peut aussi être consultée sur l’interface web de Outlook.