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Anleitung zur Archivierung von E-Mails in Outlook 2016, Outlook 2019 und Office 365

By Jean-Luc Pircard , on September 26, 2023 - 3 minutes to read

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Sie erhalten jeden Tag viele E-Mails, Ihr Posteingang ist überfüllt? Hier ist eine Anleitung, wie Sie Ihre E-Mails ganz einfach mit dem E-Mail-Programm Outlook archivieren können. Diese Anleitung funktioniert für Outlook 2016 , Outlook 2019 , Outlook 2021, aber auch für Outlook auf Office 365. Die gute Nachricht ist, dass alle Menüs für diese verschiedenen Versionen identisch sind.

Sommaire

1 Warum muss man seine E-Mails in Outlook archivieren?
2 Archivieren von E-Mails in Outlook: die einzelnen Schritte
3 Einige Best-Practice-Regeln für die Outlook-Archivierung
4 Der Fall Outlook und Microsoft 365 (Ex Office 365)

Warum muss man seine E-Mails in Outlook archivieren?

Ihre Mailboxen verfügen über einbestimmtes Kontingent. Normalerweise liegt diese bei etwa 2 GB, aber je mehr Benutzer es gibt, desto mehr Speicherplatz muss verwaltet werden. Eine zu große Mailbox wird schlecht funktionieren. Outlook führt nämlich eine Indexierung durch, um Ihre Nachrichten schnell zu finden. Wenn Sie zu viele E-Mails haben, könnte es einige Schwierigkeiten haben, alle Informationen zu indexieren. Deshalb bietet Outlook eine Funktion, mit der Sie Ihre E-Mails schnell archivieren können. Indem Sie Ihre E-Mails archivieren, schaffen Sie Speicherplatz auf den Servern UND in Ihrem E-Mail-Programm. Es gibt auch einen automatischen Archiv ierungsmodus, der es ermöglicht, E-Mails automatisch in einen Archivordner zu übertragen. Die Archivierung von E-Mails ist in Outlook 2016 , Outlook 2019, aber auch in Outlook 2021 verfügbar.

Archivieren von E-Mails in Outlook: die einzelnen Schritte

Der erste Schritt ist das Menü Datei:Dann müssen Sie Ihr E-Mail-Konto auswählen und auf Werkzeuge gehen.Sie wählen Bereinigung der Elementeauswählen.Ein Fenster öffnet sich und Sie müssen einen Speicherort (einen Ordner) auswählen, um das Archiv im Format .pstGeben Sie auch ein Datum an, bis zu dem frühere Elemente archiviert werden sollen. choix paramétrage archivage Outlook Bestätigen Sie mit der Schaltfläche OK , die Archivierung startet, Sie müssen warten, bis die E-Mail-Dateien in die PST-Datei übertragen werden. archivage outlook en cours Sie können alle Ordner archivieren oder einen bestimmten Ordner auswählen. Der kleine Trick ist, den oberen Teil des Baums zu wählen, um alles zu archivieren. Die PST-Datei, die erstellt wird, wird den Baum Ihres Postfachs neu erstellen. Sie können Ihr Archiv unter Ihrem Postfach sehen.

Einige Best-Practice-Regeln für die Outlook-Archivierung

Die Größe der PST-Datei

Microsoft gibt an, dass die PST-Datei nicht größer als 50 GB sein sollte , das ist eine sehr große Größe! Meiner Erfahrung nach neigen zu große PST-Dateien dazu, beschädigt zu werden. Das Archiv wird dann unzugänglich, obwohl es möglich ist, es zu reparieren.Quelle MicrosoftEine Größe von maximal 5 GB scheint ein guter Kompromiss zu sein. Wenn die Größe der PST-Datei erreicht ist, muss eine weitere Datei erstellt werden. Möglicherweise 1 Datei pro Jahr? Pro Halbjahr?

Zu viele Outlook-Archive töten das Outlook-Archiv.

Wenn Sie die Archivdateien auf dem Outlook-Client kumulieren, kann es zu Leistungsproblemen kommen. Es ist möglich, die Bindung des Archivs aufzuheben, wenn Sie es nur selten aufrufen. Das Hinzufügen einer Archivdatei ist sehr einfach.

Sichern Sie die PST-Datei.

Um die Leistung zu maximieren, neigt man dazu, sein Archiv auf der lokalen Festplatte zu speichern , wenn Sie keine Datensicherung haben, laufen Sie Gefahr, alles zu verlieren. Verwenden Sie eine Sicherungssoftware wie Acronis, um Ihre Daten nicht zu verlieren.

Der Fall Outlook und Microsoft 365 (Ex Office 365)

Viele Unternehmen sind auf die Cloud-Lösung von Microsoft Office 365 umgestiegen. Je nach Abonnement ist es möglich, ein Online-Archivsystem (in der Cloud) zu haben. Einer der Vorteile von Office 365 ist das Volumen der E-Mails, man kann 50 bis 100 GB pro Postfach und ein Archiv haben. Die Archivierung erfolgt automatisch und wird von Ihren Systemadministratoren verwaltet. Ihr Archiv kann auch über dasWebinterface von Outlook eingesehen werden.

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Microsoft Outlook 2016

Outlook 2016 Microsoft Outlook 2016 est l'un des clients de messagerie les plus utilisés pour les systèmes Windows. Outlook vous aide à recevoir et à envoyer des e-mails. Vous pouvez également configurer Microsoft Outlook 2016 pour plusieurs comptes de messagerie et gérer votre agenda et vos contacts. Outlook 2016 peut notamment faire valoir ses atouts en cas de volume d'e-mails très élevé. Outlook vous aide à rester organisé et à garder une vue d'ensemble. Grâce aux pièces jointes de OneDrive, il est possible de partager et de collaborer plus facilement sur des documents. En outre, les calendriers peuvent être affichés côte à côte pour une meilleure planification. L'affichage des conversations permet de regrouper les messages qui vont ensemble. Vous pouvez même voir toutes les informations importantes de vos contacts en un seul endroit. Vous pouvez ainsi gérer plus facilement toutes vos communications en un seul endroit. Configuration requise : Processeur : 86 ou X64 bits avec 1 gigahertz (GHz) ou plus et SSE2. Mémoire 1 Go pour 32 bits ou 2 Go pour 64 bits Disque dur : 3 Go d'espace disponible Système d'exploitation : à partir de Windows 7 jusqu'à Windows 10 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail: Clé de produit pour 1PC Liens de téléchargement en 32/64 bits

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Microsoft Outlook 2019

Outlook 2019 Outlook 2019 vous permet de vous connecter rapidement aux personnes et aux groupes les plus importants et de partager des fichiers avec eux. Simplifiez-vous la vie grâce à des outils qui vous aident à prendre le contrôle de vos e-mails et de votre emploi du temps. Trouvez rapidement les informations importantes afin de prendre des décisions plus rapidement. E-mail, calendrier et contacts au même endroit Travaillez plus efficacement en regroupant vos e-mails, votre calendrier, vos contacts, vos tâches et bien plus encore au même endroit. Grâce aux services Office intégrés, vous pouvez partager des pièces jointes directement via OneDrive, trouver facilement des contacts et afficher des profils LinkedIn. Être et rester bien organisé Directement dans votre calendrier, vous pouvez désormais réserver des salles de réunion et suivre les réponses aux invitations. Utilisez des calendriers partagés pour créer et coordonner des plannings. Vous verrez ainsi d'un coup d'œil quand vos collègues sont disponibles. Une sécurité qui répond aux exigences les plus élevées Détendez-vous en sachant que votre sécurité est assurée. De nombreuses grandes entreprises mondiales font confiance à Outlook. 24 heures sur 24, Outlook surveille en arrière-plan la protection de vos informations confidentielles. L'intelligence économique faite pour vous Microsoft Outlook sait à l'avance ce qui est important. Les frais de déplacement et les opérations de paiement sont automatiquement ajoutés à votre calendrier et des rappels intelligents vous permettent de ne manquer aucun rendez-vous. Trouvez rapidement des informations grâce à la recherche optimisée. Configuration requise : Processeur : 1,6 GHz, processeur à 2 cœurs. Mémoire : 2 Go pour 32 bits ou 4 Go pour 64 bits. Disque dur : 4 Go d'espace disponible Système d'exploitation : Windows 11, Windows 10, Windows Server 2019 Écran : PC : résolution de 1024 x 768 pixels Inclus dans la livraison par e-mail : Clé de produit pour 1 PC Liens de téléchargement en 32/64 bits

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Avec cette friteuse électrique de Royal Catering, votre établissement est parfaitement équipé. Mit einer Kapazität von 17 l und einer Leistung von 3000 W setzen Sie das Gerät professionell in Restaurants, Imbissen oder Foodtrucks ein. Cette friteuse électrique en acier inoxydable de haute qualité résiste à la rouille, a une très longue durée de vie et convient très bien à la manipulation des aliments comme il n'altère pas le goût. De plus, les surfaces lisses sont particulièrement faciles à nettoyer. Le récipient d'un volume de 17 litres peut contenir jusqu'à 11 litres d'huile. Ainsi, il est possible de frire rapidement et sans effort de grandes quantités de frites, d'ailes de poulet, de rondelles d'oignons ou de gambas en une seule fois. Mais vous trouverez également assez de place pour frire du poisson dans ce récipient allongé. Grâce à une plage de température réglable de 60 à 200 °C et à un thermostat à faible consommation d'énergie, vous pouvez frire chaque aliment à la perfection. Des diodes positionnées à un endroit bien visible vous indiquent quand l'huile chauffe et quand elle est à la température parfaite. Grâce à une puissance de 3000 W, l'huile atteint très rapidement la température nécessaire. La zone froide intégrée permet d'éviter que les restes d'aliments brûlent au fond des bacs. La sécurité fait l'objet d'une attention particulière sur cette friteuse électrique. L'appareil s'arrête automatiquement si l'élément chauffant n'est pas dans la bonne position. Une sécurité thermique protège l'appareil de manière fiable contre la surchauffe. Une poignée thermo-isolante sur les paniers vous protège des brûlures. De plus, des pieds en caoutchouc assurent une bonne stabilité et évitent de rayer les surfaces de travail dans votre cuisine. Autre point positif : le robinet de vidange permet d'évacuer l'huile usagée de manière rapide et contrôlée. De plus, vous recevrez un couvercle qui empêche la saleté et les impuretés de pénétrer quand vous n'utilisez pas l'appareil.

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Jean-Luc Pircard

Je suis un passionné de l'informatique qui aime les défis et les nouvelles technologies. J'aime découvrir de nouveaux systèmes et s'améliorer constamment.

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